Indbydelse til teknisk dialog vedr. SKI 50.70 AV-udstyr

SKI inviterer alle potentielle leverandører og relevante markedsaktører til teknisk dialog på det kommende udbud af en fælleskommunal forpligtende aftale om AV-udstyr. 

Den tekniske dialog gennemføres for at sikre, at den endelige aftale afspejler markedets vilkår og mekanismer og for at sikre, at aftalen bliver så anvendelig som muligt for både offentlige brugere og for leverandører på aftalen.

Den tekniske dialog vil foregå via denne side indtil 3. februar 2017 kl. 12.00.

Generelt om udbuddet 50.70 AV-udstyr

Udbuddet er et genudbud af den eksisterende aftale på området, 50.70 Interaktive tavler og AV-udstyr.

Rammeaftalen er en forpligtende aftale, som vil blive udbudt på vegne af de SKI-kunder, som forud for udbuddet tilslutter sig rammeaftalen. Aftalen vil rette sig mod SKI’s kommunale og statslige kunder, men øvrige kunder kan også tilslutte sig aftalen. Det vil fremgå af udbudsmaterialet, hvilke kommuner og øvrige offentlige institutioner der har forpligtet sig til at bruge sortimentet på aftalen. Omfanget af kundernes forpligtelse til at anvende rammeaftalen vil ligeledes fremgå af udbudsmaterialet.

Forventet sortiment og udbudsform

Det forventes, at sortimentet på den kommende forpligtende aftale kommer til at indeholde ca. 250-500 unikke varelinjer inden for produktkategorierne: 

• Interaktive tavler
• Interaktive projektorer
• Projektorer
• Skærme, forskellige teknologier og anvendelsesområder
• Low entry videokonferenceudstyr
• Lydudstyr
• Mikrofoner

Hertil kommer diverse tilbehør og services såsom beslag, software, montering, serviceaftaler mm.

Tilbudsgiverne har ud over de fastsatte unikke varelinjer mulighed for at tilbyde et højt antal produkter, der kan opfylde en række af SKI’s definerede skærpede krav til de unikke varelinjer.

Kontrakt forventes tildelt til tre leverandører, hvor leverandør nr. 1 benyttes ved direkte tildeling op til en forud defineret beløbsgrænse, og alle tre leverandører kan byde ind ved miniudbud på større køb eller ved skærpede krav til produkter og/eller leveringsvilkår.

Det forventes, at udbuddet offentliggøres i 2. kvartal 2017.

Dialog omkring udbuddet af AV-udstyr

SKI og den eksterne projektgruppe inviterer i forbindelse med udbuddet af en fælleskommunal forpligtende aftale om AV-udstyr alle potentielle leverandører eller markedsaktører til teknisk dialog. Formålet er at give markedsaktørerne mulighed til at komme med input i forhold til udbuddet. 

Der er udsendt en vejledende forhåndsmeddelelse vedrørende udbuddet via TED d. 17. januar 2017.

Formål

Formålet med den tekniske dialog er at give potentielle tilbudsgivere og andre relevante markedsaktører mulighed for at komme med input vedrørende bl.a. kravspecifikationer og sortiment – samt at få input med i det fortsatte arbejde med udbudsmaterialet. Relevante markedsaktører opfordres til at levere konkrete skriftlige input og kommentarer til materialet. Kommentarerne kan fx vedrøre produktkrav, som ikke er mulige at opfylde, eller input til beskrivelser og krav, der kan medvirke til at sikre et højt kvalitetsniveau af rammeaftalens sortiment.

SKI har i samarbejde med de eksterne projektgrupper udarbejdet en foreløbig kravspecifikation og sortimentsliste, som SKI ønsker, at potentielle tilbudsgivere og relevante markedsaktører tager stilling til. Derudover er der mulighed for at kommentere på de foreløbige udkast til ”Rammeaftale mellem Kunden og Leverandøren” og ”Leveringsvilkår”.

Få adgang til dialogen

Dialogen påbegyndes den 19. januar 2017 og løber til og med den 3. februar 2017 kl. 12.00.

Alle, der er interesserede i at komme med input og kommentarer til nedenstående overvejelser vedrørende en kommunal forpligtende aftale på AV-udstyr, kan deltage på ”idé-udbud”. 

Markedsaktørerne opfordres til at levere skriftlige input og kommentarer til materialet ved at udfylde kommentarfelterne i dokumentet ”Udkast til Sortimentsliste” (Bemærk: Dokumentet er endnu ikke offentliggjort på siden. Forventes offentliggjort den 23. januar), som kan downloades via menuen til venstre under punktet ”Dokumenter”.

Ydermere indbydes markedsaktørerne til at give input til kravspecifikationen - dokumentet "Udkast til kravspecifikation teknisk dialog 1" - samt aftalens generelle kontraktvilkår, jf. dokumenter ”Udkast til Rammeaftale teknisk dialog” og ”Udkast til Leveringsvilkår teknisk dialog 1” i menuen i venstre side. Input og kommentarer til disse dokumenter bedes givet i dokumentet ”Kommentarskabelon”, der kan downloades i menuen til venstre under punktet ”Dokumenter”. Bemærk, at der forventes offentliggjort en opdateret udgave af "Udkast til kravspecifikation teknisk dialog 1" mandag den 23. januar. Konkrete ændringer vil være synlige.

Dokumenterne sendes i udfyldt/kommenteret stand i en e-mail til ST@ski.dk. Markedsaktørernes besvarelser vil ikke blive offentliggjort.

Deadline

Udfyldte kommentarark skal sendes til udbudskonsulent Susanne Taarnehøj på e-mail: st@ski.dk og være SKI i hænde senest den 3. februar 2017 kl. 12.00.

Øvrige opmærksomhedspunkter

Potentielle leverandører skal være opmærksomme på, at de ved deltagelse i den tekniske dialog accepterer, at SKI kan anvende alle indkomne oplysninger i SKI’s udbudsdesign og udbudsmateriale.

SKI skal derudover gøre opmærksom på, at vi ikke er forpligtet til at følge eventuelle kommentarer, forslag til ændringer mm. SKI forpligter sig alene til at vurdere hensigtsmæssigheden af de indkomne input. 

Svar, der afgives af SKI i forbindelse med den tekniske dialog, er ikke juridisk bindende, men skal anses for vejledende svar.